Download tải mẫu phiếu cân xe Excel mới nhất

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả để quản lý khối lượng hàng hóa vận chuyển, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin cần thiết về vấn đề đó. Cân điện tử Sài Gòn giúp bạn Download tải mẫu phiếu cân xe excel mới nhất  cho doanh nghiệp của bạn có thể theo dõi một cách chính xác trọng lượng hàng hóa và giảm tỷ lệ sai sót trong quá trình lưu kho và vận chuyển.

Tại sao doanh nghiệp cần mẫu phiếu cân xe chuyên nghiệp?

Trong hoạt động vận tải và logistics hiện nay, việc sở hữu một mẫu phiếu cân xe chuyên nghiệp không chỉ đơn thuần là ghi chép số liệu. Đây là mắt xích quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát thất thoát và nâng cao uy tín trong kinh doanh. Dưới đây là 3 lý do cốt lõi giải thích tại sao bạn cần đầu tư vào một mẫu phiếu cân chuẩn chỉnh.

Vai trò trong việc minh bạch hóa khối lượng hàng hóa

Minh bạch là yếu tố sống còn trong giao dịch hàng hóa rời như nông sản, vật liệu xây dựng hay phế liệu. Một mẫu phiếu cân xe chuyên nghiệp cung cấp đầy đủ các chỉ số: Trọng lượng tổng (Gross), Trọng lượng xe (Tare) và Trọng lượng tịnh (Net).

Khi mọi thông số được ghi nhận rõ ràng, chính xác từ trạm cân điện tử, cả bên bán và bên mua đều có thể tin tưởng vào số lượng hàng hóa thực tế. Điều này loại bỏ các nghi ngờ về việc gian lận tải trọng, giúp duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững.

Căn cứ pháp lý khi xảy ra tranh chấp vận chuyển

Trong quá trình vận chuyển, việc sai lệch khối lượng giữa điểm đi và điểm đến là điều khó tránh khỏi. Lúc này, phiếu cân xe trở thành một chứng từ pháp lý quan trọng. Nếu phát hiện hàng hóa bị thiếu hụt, biên bản xác nhận tải trọng dựa trên mẫu phiếu cân chuẩn sẽ là bằng chứng để doanh nghiệp làm việc với đơn vị vận chuyển hoặc bảo hiểm. Một mẫu phiếu có đầy đủ chữ ký tài xế, xác nhận trạm cân và dấu giáp lai của doanh nghiệp sẽ có giá trị cao hơn nhiều so với các mảnh giấy ghi chép sơ sài.

Tối ưu hóa quy trình quản lý kho và kế toán

Việc sử dụng các mẫu phiếu cân xe Excel mới nhất giúp bộ phận kế toán kho dễ dàng nhập liệu và quản lý. Thay vì phải tính toán thủ công, các hàm Excel sẽ tự động trừ khối lượng vỏ xe để đưa ra con số hàng hóa cuối cùng.

• Đồng bộ dữ liệu: Dễ dàng tổng hợp báo cáo theo ngày/tháng.
• Kiểm soát kho: Nắm bắt chính xác lượng hàng tồn kho dựa trên phiếu nhập/xuất.
• Tiết kiệm thời gian: Quy trình in ấn và lưu trữ diễn ra nhanh chóng, giảm thiểu sai sót do con người.

Các thành phần bắt buộc phải có trong mẫu phiếu cân xe Excel

Để một mẫu phiếu cân có giá trị sử dụng và tính pháp lý, việc thiết kế file Excel cần đảm bảo các trường thông tin quan trọng.

Dưới đây là những thành phần không thể thiếu.

Thông tin chung: Biển số xe, tên tài xế, khách hàng

Đây là những thông tin định danh cơ bản để phân loại và truy xuất dữ liệu khi cần thiết.

• Biển số xe: Cần ghi chính xác biển số xe tải và rơ-moóc (nếu có).
• Tên tài xế: Người chịu trách nhiệm trực tiếp về chuyến hàng.
• Khách hàng/Đối tác: Xác định bên gửi hoặc bên nhận hàng. Việc nhập liệu đầy đủ các thông tin này giúp doanh nghiệp dễ dàng lọc dữ liệu trên Excel để làm đối soát cuối tháng.

Thông tin trọng lượng: Gross, Tare và Net

Số liệu trọng lượng là “trái tim” của phiếu cân. Một mẫu file chuẩn cần có 3 cột chính:

• Trọng lượng tổng (Gross): Tổng khối lượng của cả xe và hàng hóa.
• Trọng lượng xe (Tare): Khối lượng xe không tải (thường cân sau khi đã đổ hàng hoặc trước khi lấy hàng).
• Trọng lượng tịnh (Net): Khối lượng hàng hóa thực tế (Net = Gross – Tare). Trong Excel, bạn nên cài đặt công thức tự động tính cột Net để tránh sai sót nhầm lẫn do tính toán bằng tay.

Thời gian: Giờ vào – Giờ ra, ngày tháng năm

Yếu tố thời gian giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình vận hành và lịch trình di chuyển của xe.

• Ngày tháng: Căn cứ để ghi sổ kế toán và theo dõi định kỳ.
• Giờ vào – Giờ ra: Giúp quản lý thời gian xe dừng đỗ tại kho bãi, từ đó tối ưu hóa năng suất trạm cân.

 Việc xây dựng một mẫu phiếu cân xe Excel đầy đủ các thành phần trên không chỉ giúp quản lý chặt chẽ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.

Hướng dẫn cách tùy chỉnh mẫu phiếu cân trên Excel cho người mới

Sau khi tải mẫu phiếu cân xe Excel, bạn cần thực hiện một vài bước tùy chỉnh cơ bản để phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu và quy trình riêng của doanh nghiệp.

Cách thay đổi Logo và thông tin công ty

Việc chuyên nghiệp hóa mẫu phiếu bắt đầu từ phần đầu tiêu đề (Header).

• Chèn Logo: Vào tab Insert -> Pictures, chọn logo công ty và đặt vào góc trái hoặc phải phía trên.
• Cập nhật thông tin: Thay đổi tên công ty, địa chỉ trạm cân, số điện thoại hotline và email liên hệ. Điều này không chỉ giúp đối tác dễ liên lạc mà còn khẳng định uy tín thương hiệu trên từng chứng từ.

Thiết lập công thức tự động trừ trọng lượng vỏ xe

Để tránh sai sót do tính toán thủ công, bạn cần tận dụng hàm của Excel.

• Công thức chuẩn: Tại ô chứa “Trọng lượng tịnh” (Net), hãy nhập công thức: = [Ô Gross] – [Ô Tare].
• Định dạng số: Bôi đen các ô chứa số liệu trọng lượng, nhấn Ctrl + 1, chọn định dạng Number và thêm dấu phẩy ngăn cách hàng nghìn (Use 1000 Separator) để dễ đọc. Việc này giúp dữ liệu luôn chính xác và đồng nhất.

Mẹo in ấn phiếu cân khổ A5 hoặc A4 chuẩn đẹp

Đa số các trạm cân thường sử dụng khổ A5 (một nửa tờ A4) để tiết kiệm giấy và nhỏ gọn.

• Thiết lập trang: Vào tab Page Layout -> Size, chọn A5 hoặc A4 tùy nhu cầu.
• Căn chỉnh lề: Sử dụng tính năng Print Selection và chọn Fit Sheet on One Page để đảm bảo phiếu cân không bị cắt mất cột dữ liệu khi in.
• Kẻ khung (Border): Sử dụng các đường kẻ đậm cho phần khung ngoài và đường kẻ nhạt cho các ô chi tiết để phiếu cân trông hài hòa, dễ nhìn.

Liên hệ mua cân điện tử chất lượng cao và uy tín

Để có được số liệu chính xác nhất cho các mẫu phiếu cân Excel của mình, việc sở hữu một hệ thống cân điện tử hiện đại, đạt tiêu chuẩn đo lường là điều vô cùng cần thiết. Một trạm cân uy tín như Cân điện tử Sài Gòn sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro sai lệch và nâng cao tính minh bạch trong kinh doanh.

Cân điện tử Sài Gòn giúp bạn tìm kiếm giải pháp lắp đặt hoặc nâng cấp trạm cân điện tử xe tải (80 tấn, 100 tấn, 120 tấn). Ngoài ra bạn sẽ tìm thấy đa dạng các loại cân điện tử như: cân bàn điện tử, cân ghế điện tử, cân điện tử sức khỏe, cân tiểu ly điện tử và nhiều loại khác. Hãy liên hệ ngay với Cân điện tử Sài Gòn. Chúng tôi tự hào là đơn vị cung cấp các dòng cân từ những thương hiệu hàng đầu thế giới với chính sách bảo hành dài hạn và hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

Thông tin liên hệ: 

Công ty CP Cân Điện Tử Sài Gòn

• Lầu 2, Số 264 đường Nguyễn Thái Bình, P.12, Q. Tân Bình, TP. HCM
• CNHCM: Số 726 Tân Kỳ – Tân Quý, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. HCM
• CNHN: Liền Kề 16.58 KĐT Hinode Royal Park, Kim Chung, Hoài Đức, Hà Nội
• Hotline: 0981 123 579
• Email: trongthuy8387@gmail.com
• QR Code: